“El Paperless ha venido a disminuir la cantidad de papel que recibimos, pero aún así debemos tener un plan de acción para archivar la documentación restante”
Quizá entre las tareas más tediosas, se cuente la de archivar nuestra documentación en casa. Ya sabes, los estados de cuenta bancarios, las notas de la escuela, las facturas de compras, recibos por servicios, etc. Se que no es una tarea agradable, aunque tampoco es una tarea difícil, lo que sucede es que como pocos la disfrutan y la encuentran como una desagradable obligación, tiende a pasar de largo en lugar de darse un tiempo y archivar los papeles. Es cierto que con la era digital, muchos documentos ahora son también digitales; pero todavía quedan algunos que debemos guardar en papel. Bien para no hacer de este tema algo más tedioso, revisemos algunos puntos que pueden facilitar esta tarea y que nos ayuden a archivar mejor y más rápido.
Bandeja de entrada. No es otra cosa que un lugar donde se deposite todo papel que llega nuestras manos. Estados de cuenta, recibos que cargamos en la bolsa, pagos realizados, facturas, hasta el volante de la comida china. El lugar tiene que ser cualquiera, cocina, estudio, vestíbulo de entrada; pero lo que si importa es que esté contenido en una canasta, caja de cartón, charola, etc. De ese modo no tendrás primero que nada papeles rodando por toda la casa. Ahora que si puedes descartar antes de depositar en la bandeja algunos papeles, sería mucho mejor porque así tendrás menos que archivar. Entre esos papeles están los de publicidad inútil, pasquines de ofertas, volantes o recibos que no tienen un uso posterior.
Hazlo una cita. Quiero decir, que tienes que tener un momento para revisar los papeles, puede ser por semana o por día, a una hora determinada, la idea es volverlo hábito. Yo por ejemplo lo hago en dos partes cada tercer día para documentos comunes, cada semana para documentos más específicos. A mi me funciona porque tengo dos archivos de fuelle diferentes. No recomiendo que se haga con menos regularidad que semanalmente pues la cantidad de papales puede llegar a ser abrumadora. Ahora que si realmente sientes que puede ser una rutina que se convierta en hábito y la cantidad no es tan grande, puedes hacerlo de manera quincenal o en ciertos casos mensual.
Categoriza. Mete tus manos al canasto de papeles y toma uno, como si fuera una tómbola. Ábrelo, revísalo y colócalo en una categoría, pagos, banco, auto, escuela o Juanito, Papá, Mamá. La idea es que vayas estableciendo con las categorías un sistema que te acomode para después archivar todos los papeles, una vez purgado lo que no sirve más. Hay gente que le funciona llevar un expediente por miembro de la familia, hay quien le sirve más por tipo de documento y hay quien combina ambos, primero la persona y después categorías secundarias. Puedes empezar por persona o por tipo de documento, después de tres meses valorar si te funcionó y hacer a partir de ahí los ajustes o brincarte a otro sistema.
Desecha. Lo que sirve será archivado, lo que no sirve simplemente a la basura. Si puedes hacer una preselección antes de que los papeles lleguen a la canasta de documentación será mejor, porque disminuirás el trabajo a la hora de revisar. Ya sabes volantes, publicidad o recibos que no sirven para gastos, se van. No guardes papeles que no tienen utilidad, lo único que conseguirás es ahogarte en celulosa procesada.
Archivar. Después de tener tus categorías, ya sabes cuantos espacios tendrás que tener disponibles en tu archivero con sus carpetas colgantes respectivas, o como se nombrarán los pliegues en los archiveros de fuelle. Debido a que la mayoría de las casas no tienen una oficina doméstica habilitada o un despacho, es más conveniente usar un archivo tipo neceser o uno de fuelle, al menos en casa a mi me resuelven mis necesidades de archivar mis papeles. Como te comentaba tengo dos archiveros de fuelle; uno para los papeles recurrentes mes a mes, de donde los desecho o paso al archivero de depósito, uno donde guardo papeles que han de guardarse por más tiempo, ya sea meses o años.
¿Tienes un sistema de archivar papeles establecido? En caso contrario, te invito a usar los consejos que te doy y que nos compartas tus resultados.
