“La Agenda de trabajo es el instrumento que permite llevar nuestras actividades a tiempo y en forma. Su revisión es importante para poder refinar su uso.”
Sea en papel o electrónica, todos debiéramos utilizar una agenda de trabajo. Lo mismo para trabajo en la oficina que para trabajo doméstico o cuestiones personales. Hay una frase que dice, si no está en la agenda no existe; y es verdad, aunque uno se precie de tener muy buena memoria, a veces tenerla llena de tantas cosas, hace que nos olvidemos sin querer de asuntos de importancia; de ahí que sea mejor escribirlo en papel o registrarlo en nuestras aplicaciones de computadora o teléfonos inteligentes.
¿Es una agenda suficiente?
Por definición real, la agenda es una libreta calendarizada o su versión digital. Es dónde vamos colocando citas, eventos, con rangos de hora o días en algunos casos. Normalmente sirve básicamente como guía para calendarizar y poner tiempo a las actividades. Si es suficiente o no, dependerá de ti mismo. Hay quienes no se bastan con solo la agenda, necesitan un planificador que es todo un accesorio que permite llevar los contactos, anotaciones varias y desplegados de cada mes para ver todo el mes de una vista; adicionalmente vienen con una lista de pendientes para anotar y tachar una vez realizadas las tareas. En las versiones digitales es más común tener todo por separado salvo el calendario o agenda y el desplegado de mes que con solo pulsar sobre el Smartphone cambia la vista.
Para muchos lo más importante es anotar citas y contactos, por lo que tener la agenda y un directorio basta para armar tu plan de trabajo. Esto es común porque muchas personas no acostumbran llevar una lista de pendientes o tareas por realizar, las van haciendo al vuelo, cosa que no es recomendable, porque congestionamos el cerebro con algo que podría bien, estar anotado. Otros tantos, que es demasiado común por cierto, terminan anotando datos varios que colectan en el día, en toda clase de papelitos, desde volantes que reciben en la calle, la tarjeta de presentación de un proveedor y hasta recibos de pago. Claro que pasa que nunca vacían esos datos y terminan extraviándolos.
Hacer una revisión
La revisión de nuestra agenda de trabajo implica primero que nada, ver si nuestro sistema de llevar citas, notas y pendientes funciona o no. Yo siempre he sido malo con las agendas en papel, anoto todo y luego olvido referirme a ella para ver cómo es mi día. Por eso y después de varios fallos opté por utilizar versiones digitales para calendarizar mi vida, poner alarmas a mis recordatorios y tener siempre los contactos, tareas y anotaciones varias al alcance del dispositivo móvil. Además me ayudo porque tengo vinculada dicha información en nube para acceder a ella aún sin el teléfono. Otros encontrarán que es mejor hacer sus registros en papel y eso es muy bueno, la idea de la organización al final de cuentas, es utilizar un sistema adaptado a cada individuo.
Según expertos en productividad, tres son los momentos del día para revisar nuestras agendas y redefinir en ellas las actividades según se cumplan o no las expectativas planteadas.
En la noche o antes de ir a la cama. Esto permite saber cómo pinta el día siguiente, sabiendo si tenemos que levantarnos más temprano o tomar ciertas providencias o hacer excepciones, como no desayunar porque vamos a un desayuno, etc. Además en la noche podemos ir anotando o revisando los compromisos que se hayan adquirido durante el día, haciendo los ajustes pertinentes.
En la mañana. Después de saltar de la cama, estirarnos y podría ser mientras tomamos nuestra dosis de cafeína, repasar nuestras actividades del día, nos ayuda a reforzar lo que vimos la noche anterior. Podemos estar frescos y determinar si las decisiones tomadas fueron adecuadas o hay que dar una afinada mayor.
Al mediodía. O pasadas unas horas de haber empezado a atajar la lista de pendientes o citas. La razón por la que es importante este momento, es que nos sirve para reajustar el día, pues sabemos que pocas mañanas realmente resultan como queremos, siempre hay cosas de improviso, atrasos en los tiempos, gente que llega tarde, juntas que se alargan, etc. Pasado un tiempo ya sabemos si debemos recortar compromisos poniéndolos para otro momento, eliminar cosas que no sean imperativas o importantes.
Como yo cuando usaba agenda en papel, anotar los pendientes y jamás revisarlos no es llevar una agenda de trabajo. Es necesario poner de nuestra parte, revisar, anotar, borrar, tachar y poner alarmas en el caso de las versiones electrónicas. Cada que te tengas una tarjeta de presentación, anota los datos; en el momento que te confirmen o cancelen citas, ve a tu calendario; cuando te acuerdes de algo pon una nota escrita o incluso una de voz. Cualquier método necesario aplícalo para que no tengas un día caótico por no recordar lo que hay que hacer. ¿Cuál es tu método para organizar tu tiempo y actividades?
