En materia de organización de cualquier actividad humana, es necesario reconocer ciertos conceptos para poder lograr el objetivo último, que no es la organización en sí misma, sino la posibilidad de poder disfrutar nuestro tiempo y vida de la manera más cómoda y sin sobresaltos posible. Organizar por organizar no es el objetivo, eso sería un esfuerzo estéril. El verdadero propósito de la organización es la capacidad de establecer los sistemas que hagan que nuestra vida diaria funcione sin provocarnos resultados estresantes.
Entre los conceptos que hay que conocer y diferenciar están el de planear y programar. La planeación es establecer nuestro panorama de actividades mientras que programar es determinar el momento y el método para realizarlas. De acuerdo al blog Técnicas de Organización escrito por Iago Fraga “La planificación sirve para decidir cuánto tiempo dedicamos a cada proyecto; saber cuándo una semana es imposible, antes de que pase; abrir un nuevo proyecto cuando podamos prever disponer de tiempo; saber cuándo un proyecto no va a avanzar. La planificación no dice qué acciones concretas harás en ese tiempo, sino que indica el tiempo que cada proyecto necesita. La planificación tiene en cuenta el tiempo disponible, y te permite ajustar en cada objetivo en función del tiempo del que dispongas. Una buena planificación te quita mucha presión. Para empezar, todos tenemos demasiados deseos, pero sólo disponemos de un número limitado de horas. Esta vista te hace ser realista: hay que elegir.”
Para Fraga por otro lado “Programar la semana sirve para saber en cada momento qué te corresponde hacer y por lo tanto poder concentrarte sin preocuparte por el resto; poder dedicar a cada proyecto su lista de tareas, lo cual te evita tener una gran lista con muchas tareas que no es el momento de hacer o no dispones de los medios; poder usar inteligentemente tu tiempo libre (…) Antes de programar a lo loco, igual que con la planificación, debes mirar los compromisos que ya tenías. No programes nada encima de una cita al dentista porque ese tiempo ya está ocupado. Sin embargo, antes o después de la cita, será el mejor momento para programar tareas que se deban hacer cerca.”
Comprender la diferencia en planear y programar nos permite llevar a cabo las acciones de organización que requerimos. Recuerda pues que planear es generar el panorama de todo lo que se tiene o quiere hacer en un lapso de tiempo (día, semana, mes). Programar es decidir de acuerdo al tiempo disponible y el tiempo que te toma cada tarea, su momento idóneo para que puedas realizarla sin retrasos o sobresaltos. Una cosa importante es que siempre tengas en mente que pueden existir cosas que se salen del control de tiempo como los imprevistos, así que como parte de tu planeación y programación debes contemplar la flexibilidad para reacomodar actividades ante situaciones prioritarias o de emergencia.
