Hace algunos meses me preguntaba una lectora por Facebook, que tiempo debería conservar los papeles que se van acumulando. Como era pertinente le di respuesta, pero apenas caigo en la cuenta que quedé a deber un artículo, pues no todos mis lectores interactúan en redes sociales. Por eso surgió la necesidad de hacer una guía para descartar papeles, dependiendo de su origen, importancia o situación emocional. Vamos pues a ver las reglas.
1 día. Volantes con publicidad, a menos que realmente interesen; boletitos de camión o metro, teléfonos o direcciones en papelitos, siempre que se hayan pasado en limpio; folletos, revistas o periódicos que ya fueron leídos en el día, que no contengan información deseada o que simplemente perdieron el interés al transcurrir las horas.
1 semana. Revistas o periódicos que contienen información relevante o aquellos papeles con datos que por alguna razón no fueron pasados al directorio o agenda el mismo día. Una semana debe servir para que los hayas registrado; en el caso de periódicos y revistas, te incito a que rompas la hoja o sección de hoja donde está la información que quieres guardar y ponla en una carpeta o caja ex profeso.
1 mes. Invitaciones a eventos pasados; tickets de entrada a un concierto, etc. Esto solo con la finalidad de tomarlos en cuenta si se quiere hacer algún tipo de álbum de recortes, pero no para que se queden postrados hasta la eternidad.
3 meses. Pagos de créditos revolventes, estados de cuenta bancarios, siempre y cuando no se traten de cuentas fiscales, pues en ese caso aplica la regla que marca la Secretaría de Hacienda en caso de posible auditorías. También los pagos y estados de cuenta se desecharán solo si ya han sido cotejados y están al corriente, nunca si son parte de un error bancario o que estén en algún litigio.
1 año. Seguros de vida que tengan plazo, seguros de casa, auto, garantías de productos expiradas. También apégate a esta regla con todo servicio, tarjeta de crédito o cuenta financiera de cualquier tipo que canceles. No son pocas las veces que después de cancelado algo te quieren hacer cobros indebidos y a falta de documentación probatoria terminas con un nuevo adeudo y sin la cuenta o servicio cancelado. Siempre para estos casos exige que a la cancelación te den un número de folio o que te firmen de recibido o cancelado en caso de que sea en persona la diligencia.
5 años. Toda la documentación de carácter fiscal, que acredite o compruebe todos los movimientos realizados; desde declaraciones de impuesto o informativas, IMSS, Infonavit, cuentas de banco, facturas emitidas o recibidas, etc. Lo anterior de acuerdo al Artículo 28 del Código Fiscal del Federación. Cabe destacar que según la Ley General de Sociedades Mercantiles debe considerarse un plazo de 10 años, aunque como se trata de una Ley que no penaliza, el Código Fiscal es el que determina los plazos.
Toda la vida. Testamentos, actas de nacimiento, defunción, matrimonio divorcio, etc; documentos de identidad que se expidan solo una vez, como las cédulas de RFC, cartilla militar, etc. También guarda muy bien Escrituras, títulos de propiedad, acciones, y todo tipo de documento, que pueda implicar posesión, propiedad o instrumento de cambio o valor que no tenga plazo perentorio o caducidad.
Sin papel. Considera solicitar estados de cuenta vía paperless, también usar los servicios de la banca electrónica así puedes generar tus recibos digitales, de ese modo puedes archivarlos sin necesidad de acumularlos en papel.
Con esta guía para descartar papeles, puedes poner un alto al desorden ocasionado por exceso de papel, claro como todo, es susceptible de que la ajustes a conveniencia. Si tienes algún tipo de rutina para descartar tus papeles, sería bueno que la compartieras con nosotros.
El artículo “Guía para descartar papeles” escrito por Nacho Eguiarte apareció publicado primeramente en NACHOrganiza Blog de Organización Profesional en Español.
