Como una maldición hoy día nos ahogamos con tanto papel al trabajar. Te compartiré algunas técnicas para organizar los papeles que utilizo.
Trabajar con mis clientes siempre es una experiencia fascinante y enriquecedora. Cada persona tiene necesidades particulares. Aunque algunas de esas necesidades en apariencia lucen similares, al trabajar cada proyecto muestra sus particularidades. Así que, a la hora de ayudarles con la documentación de su trabajo diario, es que aplicamos ciertas técnicas para organizar los papeles de sus archivos activos. Te voy a compartir tres de esas técnicas que han ayudado a personas con TDA, con rasgos de desorganización crónica y con un fuerte uso de su memoria espacial. Espero que te sean de utilidad.
¡Olvídate de los cajones de archivo!
Como lo lees. Si bien los cajones o gavetas de archivo suelen ser la solución más utilizada, para muchas personas no funciona. La principal razón es que estas personas requieren pistas visuales para recordar lo que se tiene que hacer o para asociar dichas pistas a proyectos en marcha. Que es lo que podemos hacer aquí. Utiliza bandejas de papeles apilables. En conjunto, estas serán una analogía a un edificio de condominio y cada familia de papeles tendrá un departamento. Así será que las facturas por pagar vivirán en una charola, los documentos por mandar a archivo inactivo otra, los recibos de gastos por conciliar en otra más. Acompaña cada uno de esos “departamentos” con una etiqueta afín a lo que aloja. Sí, es como poner el letrero de Familia Ramírez en la puerta del 2B para anunciar que ahí vivimos. No tener que abrir y cerrar cajones y tener todos los espacios abiertos y a la vista, permite que sea más sencillo depositar y recuperar papeles en este sistema. Si además las bandejas tienen un color o estilo agradable a tu pupila, será un encomio constante para utilizarle y sacar provecho.
Utiliza todos los colores del arcoiris
Con esa tendencia del arcoiris popularizado por las chicas The Home Edit, otra de las técnicas de organizar los papeles que te comparto es la de usar el color por todo lo alto. Tomando la base de las bandejas de papeles, cada una podría tener una etiqueta con un color determinado que corresponderá a la familia de documentos. Un color para gastos, otro para ventas, otro para garantías, etc. Mientras más notoria sea esa pista de color mayor la probabilidad de que tu cerebro haga la conexión inmediata. Si te gusta el bricolaje podrías pintar cada charola de ese color. Incluso llévalo más allá, coordinando Post-its® del mismo color que colocarás en cada papel así también de solo mirarlo sabrás a qué familia pertenece. ¿Muy caro invertir en notas adhesivas? Utiliza marcadores de colores y dibuja un gran punto en una esquina del papel (puede ser en la cara posterior) de modo que ese se coordine con la familia a la que pertenece. Si además a cada marcador le pones una etiqueta con el nombre de la familia o categoría mucho mejor. Siempre sabrás qué utensilios hacen juego con cada familia de papeles.
El contexto es tu aliado
¿Sabías que la ubicación y el espacio donde están las cosas puede como una de las técnicas de organizas los papeles? Como lo lees. Muchas personas sufren lo que yo llamo fobia de archivar, es por eso por lo que prefieren tener todo encima del escritorio, mesa o cualquier superficie a la mano. Bueno, también podemos tomar ventaja de ello y así lo he trabajado con un cliente. Él tiene una memoria increíble. Y su oficina tenía por todo el perímetro estanterías donde colocaba todos los legajos de su archivo. Debido a al tipo de trabajo, su archivo activo era mucho más extenso que cualquier otro. Su trabajo requiere buscar referencias en muchos asuntos legales a la vez. Esto implica que cientos de legajos se apilaban uno sobre otro con toda la documentación de muchísimos años atrás.
Al no ser un individuo orientado a la tecnología, sus papeles eran de hecho físicos, no archivos digitales. Esto para muchos podría ser un inconveniente, para él no. Lo que, si era un traspiés para esta persona, era que la empresa debía mudarse a un edificio nuevo muy moderno; ya sabes con paredes de cristal y minimalista. Su colección de documentos no iba mucho con el nuevo sitio. Así fue como decidimos aprovechar su magnífica memoria en cuanto a recordar sin mayor problema la ubicación exacta de cada uno de los cientos de legajos. Se hizo un levantamiento fotográfico de cada pared de su oficina, incluidas estanterías y legajos. Por medio figuras geométricas de color sobrepuestas a las fotos, se logró relacionar un grupo de legajos a una clave y después esa clave y una foto se adhirieron al frente de una caja que contiene exactamente ese grupo de legajos, pero en una habitación cerrada. Esta persona después de muchos años sigue usando el sistema, primero recordando dónde en su vieja oficina estaba un documento, luego revisando el mapa de fotos con clave para dirigirse a esa estantería en particular.
Las técnicas para organizar los papeles no tienen que venir de moldes
Un poco más largo de lo usual, esta publicación necesitaba muchas más oraciones para poder transmitirte que si hay esperanza para organizar tu documentación. Es importante reconocer nuestro modo de pensamiento y ver que de las soluciones que hay afuera podemos usar. Y si no hay una adecuada, simplemente vamos fabricando una específica y personalizada, que para eso estamos los OPE. Es cosa de que te acerques a nosotros y verás como te ayudamos a tener Vida y Espacios Simples.
