“Archivar o Apilar es el dilema, como todo en organización no hay una receta universal. Puedes hacer lo uno o lo otro pero siempre con orden y sistematizado”
Cada cabeza es un mundo, por lo que cada persona representa un reto de organización diferente. Esto se ve muy claro en el caso de los papales que llegan tanto a casa como a la oficina. Hay individuos que terminan archivando sus documentos, hay individuos que terminan apilándolos. Aparentemente la primer opción es la buena, pero en organización, la verdad es, que la solución adecuada es la que te facilite la vida y que sea también, aquella que funcione a largo plazo. Veamos pues que ventajas y desventajas hay de una y otra de manera práctica.
Archivar
Mantener un archivo que pueda ser en un archivero tradicional, tipo cajonero o uno más versátil y transportable como los de tipo neceser o acordeón; es en primer instancia, la mejor manera de tener la documentación en control. Se sabe donde encontrar las cosas, se tienen a mejor resguardo y se puede establecer con mayor facilidad un sistema ordenado, ya sea alfabéticamente o por tipo de documento. La idea es que siempre que se procese cualquier documento, se remita a su lugar dentro del archivero. Procurando dejar fuera de éste, solo aquellos papeles que están en un proceso, o que son utilizados en el momento mismo; es la mejor manera de garantizar que el archivo esté siempre en orden, que nada se extravíe y que podamos encontrar todo de manera fácil y sin complicaciones.
Los contra más evidentes en este sistema se suceden cuando los individuos son, o muy visuales o poco organizados. La pereza puede jugar también un papel importante, porque al desocupar un documento, flojeamos para volverlo a poner en su lugar. Esto último viene provocado por algo más que pereza; se debe principalmente a la sobrecategorización o falta de conocimiento del sistema.
En el primer caso, sobrecategorizar, implica en el individuo que no es muy estructurado para organizarse una confusión total. Se ignora dónde colocar las cosas una vez terminadas, se vuelve abrumante. El desconocimiento del sistema sería el segundo caso. No ser claro y preciso con las categorías es indicativo de un seguro desastre de papeles. Para evitar ambos casos es hacer que el archivo tenga las menos categorías posibles y sobre todo que sean muy claras y precisas. Mientras más rebuscado es un sistema, más difícil para quienes no son organizados por naturaleza, será seguirlo y mantenerlo.
Apilar
Habrás visto o tu mismo serás de esas personas que acumulan papeles por todos los rincones de la casa u oficina. No obstante que están en aparente descontrol, sabes que hay en cada pila, puedes recuperar algún documento a la hora de necesitarlo sin mucho contratiempo o detectas de inmediato que algo ha sido movido de su lugar. Bueno no estás solo en el mundo, hay cientos de personas que se pueden organizar y que pueden organizar sus documentos apilándolos. Eso si, vamos a aclarar que aventar los papeles por doquier sin ton ni son, no es archivarlos en pilas, no hay que confundirse.
Un apilador sabe muy bien lo que deje en cada pila de documentos, sabe que en un momento crucial los va a encontrar ahí y que no tendrá problema encontrando lo que necesita. Claro que a la vista de los demás. El lado negativo de apilar es la estética por placentera que ofrece, especialmente al visitante, además de la posibilidad inminente de traspapelar o extraviar documentos.
La solución a ambos casos es muy simple, un corral. No de esos de gallinas, se trata de meter todo en contenedores preferentemente sin tapa. Cada contenedor será una categoría y pueden estar dispuestos sobre una mesa o credenza. La idea es que sean de no mucha profundidad y mantenerlos en cintura para que no se desborden. Desde cajas de cartón o plástico hasta canastos, la idea es que se mantengan acorralados, sin peligro de que se extravíen pero con la consigna de que se vean lindos al estar un sus estaciones digamos. Puedes incluso conseguirlos con tapa, manteniendo esta debajo del contenedor y solo cubrirlo en caso de que termines de trabajar con ellos o tengas visitas que impresionar, Adiciona etiquetas exteriores para que sepas que va en cada uno y mantén el sistema mientras te funcione.
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Como ves, ambas opciones pueden funcionar, el chiste es que te comprometas a seguirlas y mantenerlas, y si son varios los que interactúan con dichos documentos, busquen un punto medio que les sirva a todos, como por ejemplo apilar lo que está en uso y archivar lo que no se mueve tanto.
