En la vida nos gusta lograr cosas, una de las mas envidiadas seguro es la bandeja cero. Veamos cómo lograr semejante hazaña o acercarse.
Entre alegría y una pizca de arrogancia, compartía con otra persona la dicha que siento de lo fácil que me resulta lograr tener una bandeja cero. Claro, no todo el tiempo es cero. La mayoría de las ocasiones mi gestor de correo electrónico con sus diferentes cuentas, tienen menos de una media docena de correos por procesar. No es brujería, es tener claros una serie de pasos y valerse de la tecnología para lidiar con las múltiples cuentas de correo electrónico.
Gestor de correos electrónicos
Este es un paso fundamental. Si solo tienes una cuenta de correo electrónico, puedes saltarte este paso. Sin embargo, mucho sospecho que no lo harás porque tienes más de dos cuentas. El gestor de correos electrónicos es un software o aplicación que puede ser nativo del dispositivo que utilizas, o adquirido como extra. Para el caso de computadoras Apple este es la aplicación llamada Mail. Para dispositivos basados en Windows sería Microsoft Outlook. Habrá Apps para smartphones y tabletas que hacen las veces de este gestor.
La función prioritaria, es servir de repositorio de todas las cuentas de correo electrónico que tengas. Cada ocasión que accedas o solicites exprofeso, el gestor hará acopio de todos los correos que te han llegado. Así te evitas entrar a un sinfín de cuentas por medio de sus páginas web correspondientes. Yo tengo configuradas 6 cuentas, así que en una sola mirada puedo tener claro de lo que sucede. Desde ahí procesar lo que va llegando.
Carpetas sin complicarse
Bien, independientemente de que tengas un gestor de correos o lo hagas directamente desde el webmail (página de tu proveedor de correo electrónico), es importantísimo crear un sistema de carpetas para “archivando” aquellos mensajes que ya fueron accionados. Solo lo que está pendiente de resolverse, contestar, pagar, etc; se debe quedar en la bandeja de entrada a manera de recordatorio constante de que ese elemento requiere una acción.
Tus carpetas corresponden a categorías, opta por que sean muy generales y no específicas. Mantén solo las necesarias y con etiquetas simples. Nómbralas de manera que tenga sentido para ti. Te enfatizo que no siempre una categoría de “cuentas por pagar” debe llamarse así. Bien podría llamarse “dolores de cabeza”. La razón es porque esa manera te puede ser más sencillo recordar qué contiene la carpeta. Siempre toma en cuenta que la organización debe ajustarse la persona que la usa no al revés. Si eres de las personas que padecen desorganización crónica verás que es más sencillo recordar categorías con nombres nada convencionales.
Dos minutos y contando
De David Allen padre de la metodología GTD® (Getting Things Done) siempre recuerdo la regla de los dos minutos. Si un correo electrónico llega y puedo accionarlo en menos de dos minutos, lo hago de inmediato. Esto es, que en menos de dos minutos pueda dar respuesta, adjuntar un archivo, pagar una factura, etc. Si me lleva más de ese tiempo lo pongo como una tarea en mi calendario. Una vez realizada la acción, el correo se va directito a su carpeta correspondiente. No se queda a socializar con otros correos en la antesala.
Para tener claro cómo determinar qué hacer con dicho correo, hago remembranza del método F.A.T®. de Barbara Hemphill que nos dice, la pieza de información es para archivar (File), accionarla (Act) o tirarla (Trash). Si el correo que nos llega solo es informativo o de algo que ya finalizó de ser procesado, se archiva. En cambio, si requiere una acción como dar respuesta, ser pagada una factura, etc, aplicamos la regla de los dos minutos o ponerla en el calendario. Cuando es algo que no tiene información útil y no tiene razón de ser en nuestro universo digital, hay que tirar sin piedad. Así que cada pieza al momento de ser procesada tiene un destino definido, no hay vuelta de hoja.
Bandeja cero también es sin basura
Lograr la bandeja cero o algo que se le aproxime, requiere de actuar sin miramientos ante los correos que son basura. Mucho ojo, hay correo que no deseamos y hay correo que si queremos pero que es basura. Son dos cosas diferentes. El correo no deseado es aquello que nuestros gestores o proveedores de correo consideran como posible información que no solicitaste y que incluso puede ser dañina porque trata de robarte datos, instalar algún software malicioso, etc. El correo basura es ese correo que nos encanta recibir y que de hecho optamos porque así fuera pero que después del tercer correo nos tiene hasta la coronilla de enfadados. Ofertas del supermercado, la tienda departamental, el boletín de noticias, etc. En cualquiera de los dos casos si la información es spam eliminarla, si es correo que no nos interesa también eliminarlo.
Como buena práctica está la de desinscribirnos a la miriada de boletines a las que estamos inscritos. Otra es revisar de cuando en cuando la bandeja de spam o no deseado porque podría caer ahí algún correo de importancia y que no sobrevivió al filtro. Una última práctica de sanidad electrónica es la de crear filtros personalizados de cosas que no quieres ver, aunque eso podría necesitar un poco más de habilidades.
La bandeja cero es asequible como algo de disciplina y un sistema sencillo. Ahora bien, si por algo no consigues lograr el cero, lo importante es que sea lo suficientemente manejable para que no te haga perder el sentido. Al final, no sé si seas como yo que me vuelven completamente loco las notificaciones rojas de mis dispositivos y eso me motiva a no tenerlas procesando la información.
