Hoy en día, es creciente el número de documentos digitales que manejamos. Hasta el Sistema de Administración Tributaria, apuesta en esta era digital, porque la documentación en su mayoría sea digital; razones para ello pueden ser, la facilidad de archivar, acceder y controlar los documentos y sus contenidos. De hecho este año 2014, salvo un prórroga de tres meses, todos los contribuyentes deberán expedir y requisar los comprobantes de manera digital. Bancos, servicios, tiendas departamentales, instituciones educativas, entre otros, usan los documentos digitales para facilitar la administración de sus procesos y evitar el consumo excesivo de papel.
Imagen vía http://jesusiturbide.blogspot.mx/
En virtud pues, de que nuestros expedientes de vida, poco a pode dejan el papel de lado y se convierten en documentos digitales, me parece importante hablar de la manera como podemos cuidar de ellos para evitar pérdidas desagradables.
Respaldos. Nunca esta de más tener uno o dos respaldos de la documentación, especialmente aquella que sea de vital importancia o que no es fácil de conseguir en duplicado. Utiliza dos carpetas diferentes, una la regular y otra que sirva para respaldar. Claro que debes tener la disciplina para hacer los respaldos, de lo contrario nada ganas. Puedes poner alarmas en su servicio de calendario, celular o computadora a manera de recordatorios para realizar el respaldo. Esta operación no solo es importante con los documentos digitales, también con todo archivo de trabajo, especialmente porque la tecnología también falla.
Almacenamiento seguro. Modos para almacenar la información primaria y los respaldos hay muchos. Está primeramente el disco duro de la computadora, seguido por discos duros externos, memorias USB, CD o DVD de datos dependiendo de la cantidad. Cualquiera es bueno, especialmente si combinas dos o más. Ahora que lo de mayor importancia es que hagas uso de aquellos que sean de calidad, en cuestión de información vital no se vale escatimar y comprar una memoria muy barata por ahorrarte unos pesos, mejor invierte en una marca garantizada pues tus documentos digitales y archivos de trabajo no tienen precio, no esperes a que se queme el disco duro para comprobarlo.
Nubes. Populares hoy en día a la vez que polémicos, pues se rumora que las agencias de investigación controlan nuestros pasos, los sistemas de almacenamiento en nube son una opción muy conveniente, no solo por la ayuda que representa a la hora de respaldar información, sino porque podemos acceder virtualmente desde cualquier lugar del planeta a los documentos digitales que en ella se depositan. Sistemas populares que ofrecen almacenamiento tanto gratuito como pagado son iCloud, Dropbox, Box, Skydrive, Google Drive, etc. Vale la pena que revises la cantidad de información que permiten guardar tanto en sus versiones gratuitas como en las de paga.
Contraseñas. La mayoría de los programas para generar documentos digitales cuentan con la posibilidad de encriptar y colocar contraseñas a los archivos para evitar que cualquiera los vea o sepa de su contenido. También es importante colocar contraseñas para acceder a nuestros sistemas de almacenamiento que no sean la típica 12345, hay que ser más creativos y usar combinaciones de números y letras y algunas en mayúsculas.
Trata tus documentos digitales con el mismo respeto que tratas los de papel, son importantes en tu historia de vida. Y recuerda organízalos por medio de carpetas según su pertenencia, un archivo digital no es diferente que uno de papel.
El artículo “Cuidado de los documentos digitales” escrito por Nacho Eguiarte apareció publicado primeramente en NACHOrganiza Blog de Organización Profesional en Español.
