“Mentalmente llevamos un método para hacer las cosas. Tener gráficamente un diagrama de flujo como método, puede facilitarnos para hacer las cosas.”
Recientemente, y como parte de mi preparación diaria para mejorar en la Organización Profesional de Espacios, leo mucho.; no solo revistas o blogs, también libros. Contrario a lo que se piense, no todos los libros son de Organización Profesional, leo sobre productividad, sobre psicología, sobre Coaching, etc. Entre esos libros estoy en medio de la lectura de Getting Things Done de David Allen. En dicho libro se habla sobre cómo podemos lograr sobreponernos a la desorganización en los proyectos de vida y trabajo, aplicando una serie de pasos que nos lleven a realizar lo que se requiere. Entre los ejemplos que aporta el libro, viene un gráfico denominado Diagrama de Flujo, del que pretendo comentar, sin que sea yo un experto.
El diagrama de flujo, no es otra cosa que la manifestación gráfica de cómo debemos proceder con la información que nos llega, ya sea para ser documentada, ya sea para desecharla o para procesarla, según sea el caso. A continuación reproduzco el diagrama de flujo y posterior a ello, les explico muy brevemente que implica.
- Bandeja de entrada. No es otra cosa que el lugar en donde recopilamos la información que debemos tratar, correos, documentos, etc.
- ¿Qué es? Valoramos de que se trata cada pieza que llega a la bandeja para conocerla
- ¿Requiere acción? O respondemos con sí o con no. En caso de que sea no, mandamos a la basura, en caso de ser inservible la información; ponemos en espera, por si eventualmente nos sirviera, poniendo en incubación la información; Determinamos si es material valioso para consultar en proyectos futuros y lo dejamos como material de referencia.
- ¿Cuál es la siguiente acción? Cuando la respuesta es si, estamos pasando a este punto, donde resolveremos que hacer con la información. Por un lado si la tarea en manos lleva menos de dos minutos, la procesamos de inmediato. En caso de llevar más tiempo o delegamos en caso de que nosotros no seamos los adecuados a resolver el proceso, o por el contrario posponemos la acción, determinando un periodo de tiempo y una momento específico para realizar la tarea; esto puede ser más adelante en el día u otro día, ya con una hora y fecha programada.
- Proyectos de varios pasos. Hay tareas que al hacer la pregunta de la siguiente acción, nos arrojan como respuesta que debemos tratarle como un proyecto que integra varios pasos; ahí empezamos a forjar la planeación para los proyectos que empiezan a surgir.
- Planes del proyecto. Este punto nos refiere a que debemos preguntar que siguiente acción debemos tomar en determinado proyecto, para poder ir completando los diferentes pasos que lo integran. Lo pasamos por el tamiz de La Siguiente Acción para saber si se puede hacer en dos minutos o hay que delegar o posponer según el caso.
Si atendemos un Diagrama de Flujo en nuestras actividades diarias, sean de trabajo o de casa, podemos mantener nuestra sanidad mental y lograremos una mejor productividad, porque todo llevará un proceso de pensamiento y acción que poco a poco hará que nuestra atención se centre en las actividades en mano. Puedes empezar por implementar este sistema por ejemplo con tu bandeja de entrada del correo electrónico, y después, cuando ya tengas más dominio del sistema, lo aplicas a otras actividades como tu correspondencia, los proyectos en la oficina, la vida cotidiana en casa, etc. Yo lo aplico desde hace mucho en la bandeja del correo electrónico y lo he estado implementando más ampliamente en muchas más actividades de mi vida laboral y personal.
