Cada vez la vida agitada nos lleva por distintos lugares cumpliendo compromisos de trabajo. En ocasiones los compromisos de trabajo son propios pues somos nuestro propio patrón. ¿En cualquiera de estas situaciones cómo manejar el correo electrónico para evitar que se atiborre a nuestro regreso?.
Smartphone. Aunque lo odiemos, la vida moderna requiere en estos casos el uso de un teléfono que sea capaz de manejar agenda, contactos y correo electrónico al menos, si además puede visualizar documentos de trabajo mejor. Por experiencia he notado que el uso del Smartphone es mejor que el de una laptop, debido a movilidad y facilidad de usarse en cualquier sitio o situación, cosa que la laptop dificulta primero por tamaño y después por requerimientos de energía.
Tiempo dedicado. Al día dedica 15 o 30 minutos para responder correos, de preferencia en la noche ya que todo el mundo laboral se fue a casa. Desliza también de cuando en cuando mientras esperas o bebes un café a revisar tu correo aunque no des respuesta inmediata.
Responde lo breve. Responde a los correos que necesitan respuestas breves y deja los que son más complejos para otro momento, especialmente si tienes que revisar documentación para dar seguimiento. Es importante aquí que delegues en caso de ser posible la respuesta de estos asuntos a quién este en la oficina.
Solo trabajo. Importante que solo atiendas en los momentos destinados los asuntos de trabajo especialmente si tu correo lo usas indistintamente para recibir correo procedente de la oficina y de relaciones personales.
Otros trucos. Al responder tu correo desde el Smartphone asegúrate que la firma incluya que respondes desde tu dispositivo móvil, así la gente sabrá que no estas en una oficina física. Otro remedio es crear filtros desde tu correo para que organice el tipo de correo y sepas cuáles son los prioritarios. Si tu actividad es más complicadas que solo dar seguimiento a correos con respuestas rápidas, pon una opción en tu correo de respuesta automática diciendo que estás fuera por motivos de trabajo o personales según el caso y que estarás de regreso en equis tiempo, además de hacerles saber que hay quién pueda tomar el caso mientras regresas en caso de ser de ese modo.
Archivos en nube. Se refiere a tener un duplicado de tu información relevante en un disco duro virtual, así a donde vayas puedes tener acceso a dicha información. Otra es que cargues con la información importante en una memoria USB o disco duro portátil. Estas dos opciones úsalas si la información que cargas no es sensible o comprometedora de tu empresa o sus clientes.
Recuerda esto antes que nada, si tu viaje es de placer trata de mantenerte al margen de la oficina y su correo en caso de trabajar para una empresa. Si tu eres la empresa, se muy cuidadoso de otorgar un tiempo determinado para resolver esos asuntos.
