La oficina donde trabajamos, sea esta propia, en el hogar o de nuestro empleador, es una tarea algo intimidante a la hora de ponerle orden y tratar de organizarla. Para lograr el éxito en esta tarea debemos desmenuzar sus áreas para entender su funcionamiento y por tanto la mejor manera de organizarla.
Equipamiento. Vamos a entender el equipamiento como toda aquella herramienta que nos ayuda a realizar las labores diarias dentro de nuestro espacio laboral. Esta incluyen a todos aquellos aparatos electrónicos pero no se detiene ahí, nuestras lápices, plumas o libreta de notas también forman parte de ese equipamiento pues son indispensables para que podamos laboral correctamente. Lo principal es organizarlos en el espacio donde los utilizamos, agrupados y siempre al alcance; recuerda además que se coloquen donde estés mas cómodo al usarlos.
Bandeja de entrada. Con el uso del correo electrónico se minimiza la cantidad de correo en papel que nos llega. No obstante la bandeja de entrada no solo sirve para poner el correo, también para poner en ella los documentos y archivos físicos que van llegando de acuerdo a su prioridad para poderles dar respuesta. Entonces tener una bandeja de entrada a nuestro alcance es vital para que los papeles se coloquen ahí al momento de su arribo y no terminen dispersos por toda la oficina o escritorio en los casos que compartamos el espacio.
Archivos activos. Entendemos por estos los documentos que ya pasaron de la bandeja de entrada y se les determinó una respuesta o seguimiento. Lo más simple es tener un archivero o un cajón de este destinado a los proyectos o archivos que están abiertos y se les da el seguimiento correspondiente; ya que se haya concluido con ese caso particular se pasara a los espacios del archivero donde se guardarán los casos resueltos hasta que cumplan la edad necesaria para pasar al último estadio que es el de archivo muerto. Siempre la forma más cómoda es tener gabinetes de varios cajones para ir organizando todo en base a la actividad de cada caso. En caso de no tener al alcance los archiveros, conviene tener un archivo móvil o archifuelle para contener los archivos activos y tenerlos cerca para cualquier actualización o revisión inmediata. Así pues los casos terminados pueden ir en archiveros que estén más retirados de nuestro espacio.
Papelería. Toda la papelería como hojas, formatos, libretas nuevas, accesorios de escritura, grapas, etc. Deberá ser colocada en un gabinete, cajón o similar de donde puedas surtirte cada que sea necesario. Recuerda que no vale la pena comprar miles de hojas si no tienes espacio donde ponerlas y tu consumo no es tan elevado, no compres solo porque esta en oferta porque tu ahorro no vale el estrés de no saber dónde guardar todo y terminar con un caos por oficina.
Materiales de referencia. De acuerdo al tipo de labor que realizas, es muy común que tengas que guardar catálogos, muestras, etc. Es bien importante que estas siempre estén organizadas y al alcance de todos los que puedan necesitarlas, además de tener solo lo que es actual, de nada sirve tener 200 catálogos que van desde lo actual hasta lo que editaron hace 5 años, es vital que elimines aquello que esté descontinuado o que no sea actual. En mi materia de trabajo la mayoría de los proveedores de material de construcción editan un catálogo por año, los que menos lo actualizan lo hacen cada dos años; muchos incluso editan su versión virtual cosa que me facilita enormemente su consulta. En cuestión de muestras siempre se solicitan a proveedor al momento de especificar un proyecto y por lo regular después de terminado se desechan pues para el siguiente proyecto las especificaciones siempre cambian.
Artículos personales. Recuerda siempre, es una oficina, tu lugar de trabajo; se ve tremendamente falto de seriedad un espacio de trabajo que está plagado de peluches, los recuerditos de cada playa que visitaste, o la colección 15 fotografías enmarcadas de tu familia. Por el contrario se ve con un toque de calor y se sentido humano tener una foto familiar, uno o dos detalles de buen gusto de algún sitio visitado o la taza favorita para el café. Mantén al mínimo tus efectos personales, destina un cajón para tu portafolio, bolso, etc. Se discreto con el tema que elijas para papel tapiz de tu computadora, pues dice más de lo que piensas sobre ti y tu compromiso al trabajo.
Como ves si divides, conquistas. Todas las tareas de organización al fraccionarlas logras manejarlas mejor porque sitúas los iguales con los iguales. Nos encantaría que nos platiques de tu experiencia al organizar o reorganizar tu espacio laboral.
