“Si el líder de un equipo de trabajo, no tiene cualidades de organización, todo el equipo sufre. Esta es mi experiencia al trabajar con un jefe desorganizado”
Tener un jefe desorganizado, cuando en mi caso no lo soy, es bastante difícil y desgastante. Por 16 años he trabajado con un jefe así. Es un tipo brillante, conocedor de su profesión, apasionado de la misma, grandes ideas y muy trabajador. El detalle más desalentador en su persona, que es terriblemente desorganizado. Huye de las agendas; no comprende la importancia del tiempo, tanto el suyo como el de los demás; la logística o la priorización de las actividades es algo abstracto y lejano para él. Cree que el dinero se gasta cuando físicamente sale de la cartera, por lo que hablar de un presupuesto, es como hablar en lenguas al pie de la Torre de Babel.
¿Ya te rascas la cabeza pensando, cómo entonces es un buen profesionista? La respuesta no es tan difícil. Por un lado tiene esos, llamémosles defectos a nivel personal; cuando se trata de los clientes tiende a ser más ordenado. Además tiene un equipo de personas que no lo dejamos caer. No quiero echarme flores, pero bueno, si lo haré. Al ser organizado yo mismo, compenso de cierta manera que mi jefe sea desorganizado. Las otras dos personas que integran nuestro equipo, tienen también sus grandes fortalezas, que se suman al equipo y entre todos, subsanamos esos resquicios que mi jefe deja abiertos sin querer. Veamos los puntos y porque son importantes para mantener el orden en el trabajo de equipo.
- Agenda. Al no llevar una agenda, no podemos prever que se tiene que hacer, con que compromisos se ha de cumplir. Al final se termina encimando compromisos. Si no es posible llevar una agenda formal al menos hay que marcar en un calendario con códigos de color, citas, entregas, llamadas, etc. Puede ser un calendario de esos que nos regalan en la tlapalería.
- Tiempo. No me refiero a tener un reloj que mirar (que claro es importante). Me refiero a que debemos respetar tanto nuestro tiempo como el de los demás; no se vale llegar tarde a una cita haciendo esperar a la gente y gritar cuando alguien por alguna razón llegó tarde y nos hizo esperar. Hay un principio de reciprocidad. Recuerda quién le hace perder el tiempo a otro, le está robando vil y arteramente; la impuntualidad es de ladrones.
- Logística. Si tienes un asunto en el sur, no planees hacerlo después de haber ido al norte. Si el asunto es en el centro y tú estás en el poniente, junta todo lo que hay que hacer de ida y vuelta entre el poniente y el centro. Es la forma más simple de logística (que es una materia extensa y compleja), pero que nos sirve para darnos cuenta que no planear una salida, nos hace gastar más gasolina, depreciación del vehículo y sobre todo tiempo, el recurso más valioso quizá porque no podemos reponerlo.
- Presupuesto. Si no tienes conocimiento de cuánto cuesta operar un negocio, siempre estarás viviendo como dice mi madre, a la quinta pregunta (no se realmente cuál es esa pregunta); pero vamos, se refiere a que no sabrás de dónde obtendrás el recurso adecuado para correr el negocio. Pasa que cuando la época es de bonanza el capital fluye y no te das cuenta que sigilosamente, cavas un hoyo y tapas otro. Cuando la bonanza acaba y se vuelve más lento el flujo de dinero, empiezas a darte cuenta que el terreno parece una invasión de topos, con agujeros por doquier. No vale fiarse, mejor planear, al menos de eso modo, sabes cuánto cuestas los gastos fijos.
- Dinero. Ya hablé de presupuesto, ahora hablaré del dinero que se gasta pero no en su forma de billetes y monedas. La falta de un plan de acción y la incapacidad para reconocer que cualquier recurso tiene un valor monetario, es la manera más sencilla de perder dinero y no darse cuenta. Perder el tiempo, se malo en la logística, gastar más papel del necesario, todos son recursos que cuestan dinero, pero como ese dinero no sale de la cartera, se nos olvida que se va por el drenaje.
- Priorización. Un jefe desorganizado te va a decir que todo urge. Resultado, te vas a poner neurótico. Hay que ser claros entre lo que es importante, lo que es urgente y lo que es trivial. Toda estructura o plan de trabajo se cae como castillo de naipes, si a todo se le quiere poner la mayor importancia. Ni podemos hacer todo al mismo tiempo ni podemos partirnos en varios pedazos. Aun cuando todo sea urgentísimo, hay que marcar con un 1 a la actividad más prioritaria y de ahí poner cada actividad en su justo escalón de importancias.
La idea detrás de esta publicación, no es otra que una remembranza. Un lavadero, si de esos de cemento o granito que colocamos en los patios de todas las casas. Cierta ocasión, se requería comprar un lavadero para una obra; preguntamos por el precio con nuestro proveedor habitual. El precio le pareció elevado a mi jefe, decidió ir a comprarlo directamente a la fábrica, pues le dieron el dato de la ubicación. Fue un día y se perdió, era en las afueras de la ciudad. El segundo día, dio con el lugar pero llegó tarde, así que estaba cerrado. Tercer día, se concretó la operación y el lavadero salió más barato. Moraleja, el ahorro no cubría ni los gastos de gasolina, ni las varias horas invertidas en conseguir el lavadero. Por eso, cuando hablamos de trabajar con un jefe desorganizado, hay que ser un poco psíquico y visionario, para con seguridad y cortesía, hacerle ver cuando una aparente ventaja, resulta en un gasto absurdo de recursos.
