Cada persona tiene las mismas 24 horas cada día. En ellas alineamos las actividades que tengamos que cumplir. Pero, ¿es lo mismo para todos?
No cabe duda de que en ocasiones las grandes preguntas que nos hacen reflexionar vienen de lugares inesperados. Así me pasó el otro día con una publicación que hacía referencia a cómo para llegar a un sitio determinado, las maneras de llegar a él implicaban cantidades de tiempo diferentes. Desde los 45 minutos si vamos en auto, a las poco más de 2 horas utilizando el transporte público, hasta las 7 horas si hacemos el recorrido a pie. La publicación de manera irónica decía, las mismas 24 horas.
¿Son las mismas horas realmente?
De manera objetiva si lo son. Sin embargo, para efectos prácticos no lo son. Vamos a hacer la analogía con la producción de bienes de consumo. Cuando quiero hacer pasteles para vender, no es lo mismo que utilice una batidora eléctrica de pedestal a batir a mano. La cantidad de pasteles que simultáneamente pueden hornearse es distinta si utilizo un horno industrial en lugar de uno casero. Del mismo modo, optimizar las actividades diarias va a depender de las herramientas y procesos que utilicemos. Ahí es donde queda claro que no es lo mismo ir a trabajar en auto, colectivo, en bicicleta o a pie.
Con iguales condiciones, las mismas 24 horas
Tener las mismas herramientas para realizar nuestras actividades, así como los mismos procesos, nivela el piso para poder conseguir las metas. Ahora bien, sabemos que aunque ideal no es realista pretender que ese piso sea parejo como tal. Esa es la razón para crear conciencia para reconocer qué actividades y compromisos son importantes y no solo un distractor. También informarnos de cuáles herramientas y procesos ayudarán a optimizar nuestras actividades y por ende de, tener días más relajados y productivos.
De la reflexión nace el entendimiento. Poner en una balanza las actividades del día a día es un primer paso para determinar cómo organizarlas. Una herramienta de mucha utilidad es la matriz conocida como Matriz de Eisenhower. Se trata de una matriz dividida en cuatro cuadrantes donde colocamos las cosas de acuerdo con su importancia y urgencia.
La matriz de Eisenhower como herramienta para optimizar
El cuadrante superior izquierdo aloja las actividades importantes y urgentes. Son cosas que debemos hacer de manera imperiosa porque tienen fecha límite próxima o porque se trata de crisis, como si se tratara de un incendio que debe apagarse. A su lado van las que son importantes pero que no caen en la urgencia porque se han planeado, es decir, se han establecido fechas para su realización. Estas actividades importantes deben incluir trabajos que nos llevan a cumplir nuestras metas, la convivencia con familia y amigos, así como actividades de ocio y relajación.
En la parte inferior izquierda se colocan aquellas cosas que si bien representan urgencia pero que son más bien molestas o llevan tiempo realizarse. Estas valen mucho la pena revisar nuestros materiales y financieros para delegar todo aquello que más que aportarnos, va en detrimento de las metas fijadas. Por último, el lugar deshonroso en el cuadrante inferior derecha es ocupado por las actividades distractoras. Todo aquello que solo distrae y no se obtiene un beneficio de ello. Es la casilla de lo no urgente y no importante.
Para determinar las actividades que van a cada cuadrante es un ejercicio de reflexión como ya se mencionó. Es vital hacerlo, especialmente si las condiciones no reflejan ese piso parejo ideal. Mientras más entendemos nuestras actividades, cuánto tiempo lleva realizarlas, qué herramientas se tienen y cómo podemos subsanar las condiciones adversas, nos ayudamos a crear ese flujo y balance que necesitamos para obtener el máximo beneficio de las mismas 24 horas.
