En casa y en el trabajo, todos sin excepción, estamos expuestos a las interrupciones que vienen a sucederse, por regla general, cuando estamos más concentrados o cuando nuestro tiempo para entregar algo está concluyendo, se suceden también con frecuencia en el momento preciso que empezamos a hacer algo, sacándonos de nuestro balance e ímpetu por comenzar. En pocas palabras pasan en los momentos inoportunos, es preciso tomar riendas en el asunto para saber de qué manera proceder y darles salida, de modo que nuestro enfoque en la tarea que tengamos entre manos no se pierda y nos haga retroceder.
La base para poder lidiar con las interrupciones es determinarlas en una categoría, para poder proceder con su tratamiento. Estas son tan simples como las que presento, no requieres de más, aunque a gusto personal y de acuerdo a cada circunstancia podrías especializarlas a medida. Entra alguien a la oficina o se acerca a tu espacio de trabajo pidiendo un reporte o algún documento, en ese momento debes poner a trabajar a tu cerebro para determinar la importancia de la petición.
Importante. En esta categoría ha de caer todo lo que requiere una atención inmediata, pues sin esa respuesta o acción no se puede continuar y detendrías el curso de alguna actividad resultando en tiempos muertos o dolores de cabeza posteriores. Deben estar muchas de esta interrupciones hasta cierto punto planeadas con antelación o al menos tendrás en mente la probabilidad de que ocurran puesto que se acerca una fecha a cumplir o un trabajo a entregar. De hecho si acostumbras llevar agenda y calendarizas tu trabajo es muy probable que disminuyas estas interrupciones al saber de antemano que podrían ocurrir. Al ocurrir tienes que actuar, delegar o cuestionar si es que hace falta para darle cierre a ese problema en cuestión. La acción es la mejor opción para ello.
No importante. Es la categoría más socorrida en cuanto a interrupciones se refiere, la razón es tan simple como poco entendida. La falta de planeación por un lado y la creencia de que lo que hacemos es más tienen una importancia que generalmente no la tiene, son los motivos para que sucedan este tipo de interrupciones. Otro motivo son los muchos descansos que la gente suele tomarse para con sus labores o la sobrevaluación de datos a distribuir, estos podrán llamarse chismes o resúmenes de programas de televisión de la noche anterior. La socialización tiene cabida en el trabajo pero a determinados momentos por lo que interrupciones de esta naturaleza han de batearse como pelotas de baseball. Si se trata de supuestos datos o asuntos que no resultan realmente ser importantes a ponerlos en la cola de espera, como si se tratara de la cola de las tortillas, todo tiene un momento y si este no es el oportuno para determinado caso, ya le llegará su tiempo de ser lidiado.
Urgente. Estas son las más aterradoras de todas. Siempre ha de ser lo urgente que se superpone a lo pendiente; yo debo decir que las odio, porque si acaso un 15 por ciento y creo exagerar, son realmente asuntos de urgencia no planeada, el resto son urgencias provocadas por una pobre planeación o por una deficiencia en la delegación de asuntos a atender.
Interrupción virtual. Estas han de tratarse del mismo modo que las físicas, determina si el correo es de atención inmediata o va a la cola. Si se trata de los globos que tu Smartphone usa para indicarte notificaciones, opta por desactivarlos o pon un tiempo específico del día para atenderlos, cumple cabal y no te des libertades.
Un consejo adicional, cuando se trate de visitas de oficina opta por la cortesía de decir que estás en un apuro tratando de terminar tu trabajo, pide atender a la persona en un determinado horario o día y cumple, de lo contrario tratarán de pescarte en los momentos en que vas a comer, saliendo a una cita, etc.
Hay expertos que recomiendan en el caso de tener tu propia oficina no colocar sillas de visita pues eso invita a los paseantes a estacionarse contigo, el ofrecer un refrigerio es otro de los atractivos de prolongar charlas que no son importantes, toma estos consejos con cautela porque en nuestra cultura latina, solemos confundir la falta de hospitalidad con grosería, pues no todos entienden que los horarios de trabajo son para trabajar. En caso de que sean por teléfono tus interrupciones no te pongas a preguntar asuntos de naturaleza personal y trata de marcar la pauta en tus conversaciones, yo prefiero ser conocido por hablar directo y al grano mientras estoy al teléfono que por ser la Doctora Corazón de mi oficina; tengo el problema que no me gusta la pérdida de tiempo al trabajar.
