“El correo electrónico a diferencia del correo en papel es más susceptible de atiborrarse en nuestros buzones, debido a que se trata de algo no físico.”
Muchos recuerdan el buzón de su casa, ahí llegaba el correo con los estados de cuenta, notificaciones, cartas personales y otras misivas más. No era difícil darse cuenta cuando apremiaba atenderlo, porque o ya no cabía más o en caso de haberlo llevado hasta el interior de casa, empezaba a desbordarse. Era el momento de revisar, responder, archivar y tirar cada papel pendiente. En teoría con el correo electrónico se vuelve más sencillo llevar un control. Bueno, no siempre sucede, al menos no a todos. Algunas personas dejan que sus bandejas de entrada se saturen con lo que en su gran mayoría, son correos que no presentan ninguna importancia o trascendencia.
Ante las cada vez más amplias cuentas de correo electrónico, en cuanto a capacidad se refiere, nos hemos vuelto un tanto más perezosos para tirar aquellos comunicados que no suponen importancia, incluso aquellos, que si bien la tuvieron, pasado algún tiempo, ya no representan interés o utilidad. ¿Por qué entonces no limpiamos de basura virtual nuestra cuenta? Vamos viendo dos grandes rasgos que nos ayudarán a organizar la información, al tiempo que facilitan la labor de limpieza.
Organizar El Correo Entrante
Lo primero cosa que debemos atender al revisar nuestra bandeja de entrada, es tomar acción y seguimiento de la información. Determina qué correo requiere respuesta, cuál es de carácter informativo a conservar y por último, que piezas de correo son información obsoleta, publicidad o correo basura. De inmediato esta última categoría deséchala; no merece la pena que ocupe espacio ni en tu buzón virtual, mucho menos en tu cabeza. Esta sería la primera etapa de limpieza.
La información que puede ser útil y es de carácter informativo, alójala creando una carpeta nueva, con un nombre sencillo que te remita a su contenido. Crea carpetas con categorías muy generales, es por demás tener una carpeta que solo contenga un correo.
Atiende entonces el correo electrónico que amerita una respuesta; especialmente aquél que no requiere más decisión que la tuya. Una vez resuelto lo pones en una carpeta para tal fin, en este caso puede tratarse de un proyecto específico, por tanto una categoría o un apartado general. En mi correo personal, mis categorías son Trabajos de Diseño, NACHOrganiza, Amistades, Familia, Varios, Finanzas. Algunas de esas categorías tienen subcategorías de acuerdo al volumen de recepción. Lo mismo pasa con los correos de salida. De lo anterior obtengo una facilidad tremenda para buscar temas atrasados. La organización de la información entrante y saliente, es para mí la segunda etapa de limpieza del correo electrónico.
Eliminar El Correo Obsoleto
La parte final, es la de eliminar el correo obsoleto. Ya no refiero al correo basura que va llegando, me refiero al correo que almacenado, perdió su carácter de utilidad. Con el paso de los meses o incluso años, muchas de las comunicaciones escritas que fueron relevantes, dejaron de serlo; en muchos casos llegan a ser un estorbo.
[Tweet “No por ser virtual, quiere decir que el correo electrónico no ocupa espacio”]
En mi caso, opto por cada seis meses más o menos, pasearme por todas las carpetas, revisando correos, su importancia y desenlace final, en los casos que ameritaron respuestas. Entonces sin ser muy aprensivo empiezo a eliminar. La ventaja es que siempre puedes recuperar desde la papelera de reciclaje. Conforme se van recorriendo los tópicos y contenidos, vamos generando una idea clara de lo que perdió importancia. Así mismo, habrá misivas que nos pongan en estado de alerta y entendamos que no es tiempo de tirarlas aún. Si hay algunos que te generan conflicto, te recomiendo que des un segundo recorrido unas horas o un par de días más tarde, así podrás digerir mejor si tiene o no relevancia. Para la papelera de reciclaje, te conviene no vaciarla hasta pasados varios días, así no eliminas algo que por un impulso equivocado, tiraste por la borda.
No te encariñes demasiado con el correo electrónico, bien sabes que lo importante en cuestión de documentación, es por regla general impreso en papel. Esa es una pista de cómo puedes ir depurando de cuando en cuando tus cuentas de correo.
