“En casa tenemos papeles de diversas importancias; la idea detrás de esta publicación es dar algunos parámetros para la organización de archivos domésticos”
Mi archivo doméstico, no es el más perfecto pero si está en orden. ¿Por qué no es perfecto? Porque hace bastante tiempo que no lo actualizo, y dada esa necesidad, me vino la idea de dar ciertos parámetros para la organización de archivos domésticos. A la par que te voy diciendo lo que hice, tomando en cuenta los auxiliares que tengo puedes tu misma, aprovechar para ir retocando tus archivos o empezar el propio en caso de que solo hayas acumulado documentos en una caja.
Vacía. Coloca los contenidos de tus archivero sobre la mesa o escritorio. No importa que tu archivero sea una caja de zapatos, el punto es que debes colocar sobre la mesa porque será tu punto de partida. Si tienes documentación regada en varias partes de la casa, la irás trayendo, pero te vas a ir por partes. Primero una caja, después lo que tengas en cajón y luego en otro. Si lo haces todo a la vez, será más difícil trabajarlo además que te abrumará la cantidad.
Agrupa. Sin llegar a clasificar cada documento empieza colocar iguales con iguales. Digamos, estados de cuenta de banco juntos; cuentas de servicios como gas, teléfono, cable, juntas; documentación de salud en otra pila; papeles escolares otro pila; trabajo. No importa si el documento tiene que ver con digamos, el seguro de vida del trabajo o los recibos de nómina, la idea es poner juntos de acuerdo a la procedencia.
Clasifica. Toma un lápiz y un papel y escribe las posibles clasificaciones que has visto al momento de colocar las pilas de papeles. Puedes tener Salud, Historia Escolar, Retiro, Seguros, Casa, Pagos, Tarjetas de Crédito, etc. Poner en papel las clasificaciones posibles, te dará pauta para saber si son muchas y si varias de ellas pueden agruparse unas dentro de otras. En el caso de que haya varios miembros en un hogar, a mi me resulta más fácil buscar por clasificaciones generales que hacer las mismas clasificaciones por cada persona que vive en casa. Por ejemplo, en lugar de tener la clasificación Juanito, con las sub-clasificaciones, Escuela, Salud, Documentos de Vida, Varios; después Manolito, con las mismas sub-clasificaciones; prefiero Historia Escolar y en ellas todo lo que tenga que ver con escuela, solo separado por miembro. La razón es que si la organización de archivos es responsabilidad de una sola persona en casa, será más sencillo ir de la categoría grande (escuela) a la más pequeña (nombre del hijo). Si cada miembro de la casa es responsable y organizado, puedes tener un archivero por persona para que cada quién lo maneje y tener uno con las cuestiones comunes.
Tira. A la hora de ir clasificando, detectarás muchos papeles que realmente no sirven de nada, que son solo datos obsoletos que solo ocupan espacio pero no ofrecen nada en retorno. Esos los puedes tirar, si tienes problemas para decidir los tiempos que debes guardar cada papel, puedes consultar la Guía Para Descartar Papeles. Recuerda que si son documentos con datos sensibles, hay que destruirlos con un triturador de papel o al menos con tijeras recortar en pedazos muy pequeños para evitar el robo de identidad.
Categoriza. Tus categorías bien definidas son las que después de hacer tu listado, y haberlo estudiado, te hablen de la manera más sencilla de buscar un documento pasado un tiempo. Con esas categorías crea las etiquetas de tus colgantes o pestañas del archifuelle. Después ve colocando la documentación en el lugar correspondiente.
[Tweet “Tener nuestros sistema de archivo al día, nos evita perder tiempo vital”]
En mi caso uso un archivero tipo neceser con carpetas colgantes. En él coloco todo lo que tiene que ver con manuales y garantías de productos comprados. Me gusta mucho este método porque los manuales suelen ser gruesos y molestos. Claro que antes me deshago de aquellos que puedo bajar de internet, de los que no tienen información relevante y de las versiones en otros idiomas que no sea español; Sony© tiene la costumbre de ponerte el de español, inglés, francés, portugués, con todos sus productos. Aparte, tengo un archivero tipo acordeón o archifuelle. En éste coloco la documentación personal, como seguros, historia escolar, copias de identificaciones, cancelaciones de servicio. Uso otros dos sistemas para archivar, un pequeño archivero acordeón media carta, para colocar recibos y notas de pagos y movimientos bancarios que desecho cuando los cotejo contra el estado de cuenta digital. También coloco documentos que requieren atención inmediata, ya que están resueltos pasan al archivo general. Los pagos de servicios de la casa y de hipoteca, los coloco en una carpeta manila con broches Baco©, genero una carpeta por año, ya que los estados de cuenta son digitales pero los recibo de pago no así que no es una carpeta muy grande y puedo irme directo a ella cuando necesito un comprobante pagado o uno de domicilio.
La importancia de la organización de archivos, radica en que solemos perder mucho tiempo buscando documentos, y sobre todo, esa pérdida de tiempo ocurre con una ansiedad porque resulta que nos urgen los papeles cuando menos los encontramos. Así que pongamos orden a los documentos para estar más tranquilos.
