Trabajar desde casa es una actividad cada vez más recurrente, en ocasiones se trata de un trabajo adicional más en otras se trata de la primordial fuente de ingresos para quiénes tienen su oficina en casa. Organizar esta oficina será crucial para poder desempeñarnos en las actividades a realizar, porque si carecemos de sistema y organización no podemos resolver nuestro día laboral de la manera más suave posible. Por eso hay que evaluar nuestro caso con unas preguntas simples.
¿Qué tengo? Como siempre lo primero es saber que se tiene acumulado, al conocer el monto de carpetas, cajas de clips, bolígrafos, etc., podremos evaluar el espacio que vamos a requerir y si en un momento dado tenemos demasiado material que nos provocará dolores de cabeza al organizarlo. Haciendo pilas cada tipo de material el resultado visual dará un indicio volumétrico del contenido que debemos poner en cintura. Conviene en ciertos casos llevar un listado de cantidades por si la visual no nos estremece tal vez la matemática lo haga, al final deberemos conciliar aquellas dos con la geografía de almacenamiento.
¿Qué necesito? La pregunta más importante es ser realista con lo que se necesita y las cantidades de lo que se necesita. No caigamos en la situación de tener 200 carpetas amarillas, 100 rosas, 50 verdes, si nuestro promedio de uso es de 10 por semana y solo de un color. Tampoco hay que permitirnos tener cosas que son prácticamente innecesarias como tener una máquina para enmicar credenciales si no nos dedicamos a ese negocio y si por 30 pesos lo podemos hacer en cualquier papelería establecida. Sé que es tentador caer en el vicio de visitar los grandes almacenes tipo supermercado de los suplementos de oficina y llevar de todo con la facilidad que implica dejarlos caer en el carrito de compras pero hagamos una pausa y sincerémonos acerca de la verdadera necesidad de tenerlo en nuestra oficina en casa.
¿Dónde guardo? Tenemos ahora, establecido que requerimos para la correcta operación de nuestro espacio de trabajo y tenemos una organización previa al haberlos agrupado. Como sabemos ya todo lo anterior debemos conciliar el o los espacios, gavetas, armarios, que vamos a usar para ocuparlos con todos nuestros útiles de oficina. Es bien importante repasar aquí y de ser necesario hacer un recorte en caso de que los contenidos no hagan pareja con los espacios a llenar.
¿Cómo organizo? Ahora sí, manos a la obra. Consigue tus charolas o botes para lápices, tus cajas para archivo y tus colgantes para las carpetas, una bandeja de salida y un cesto de basura. Al final de cuentas la organización del sitio debe ser orgánica, quiero decir con esto que debe fluir de acuerdo a tu propio cuerpo y como te relacionas con las cosas que vas necesitando al realizar el trabajo. Los instrumentos de escritura siempre al alcance de la mano, así como calculadora, borrador, etc. La computadora tiene que estar en una posición que te deje algo de mesa libre para otras actividades pero de modo que te resulte cómodo trabajar con el teclado y el ratón. Los documentos deberán estar en proximidad recíproca la importancia, frecuencia de uso o estatus de resolución; si está resuelto más lejos, si no más cerca, si se usa poco más apartado más cercano si es de uso cotidiano. Aplicando la regla de frecuencia encontrarás que es más sencillo organizar de manera que todo fluya.
Todo lo que hayamos desechado lo podemos donar o pasar a alguien quien realmente de un buen uso, no solo pasemos el exceso de cosas a otro por librarnos del desorden provocando a su vez desorden en alguien más, eso no sería ni ético ni profesional. Disfrutemos nuestro espacio de oficina y recordemos que necesitamos ser muy claros en la línea que divide las labores de trabajo de la vida doméstica para no tener una fricción innecesaria.
