“El Paperless pudiera significar el fin a los problemas por acumulación y organización de documentos. ¿Mito o verdad? Vamos a ver los pro y contras de esto”
La vida moderna con tanta tecnología que de uno u otro modo utilizamos, viene desde hace años a resolver, o al menos eso intenta, el problema de la acumulación de documentos físicos. Es primer instancia se puede antojar una solución al problema de la deforestación para crear papel. Por otro lado, hay quienes miran con escepticismo no solo que se sustituya el papel, sino que sea confiable desde el punto de vista legal o mercantil. No quiero meterme muy a fondo en las implicaciones que no atañan a la organización, por eso, desde ese particular punto de vista quiero hacerles ver, si hay una gran verdad o un enorme mito en que el paperless, sea la solución a nuestros problemas.
Verdades.
Cada vez más y más documentación será presentada por medios digitales, incluso ya el Sistema de Administración Tributario, requiere que toda facturación sea presentada en formatos digitales. Estos para tener validez, deben estar acompañados por unos archivos que corroboran la operación a través de los servidores de internet de la misma dependencia, y los contribuyentes deben guardar los archivos. Esto prueba que hasta para efectos legales o fiscales, se impone el paperless. Una caja de documentos podría ser escaneada y caber en una pequeña memoria flash USB. Ayuda esto a tener portabilidad de la información. Con los libros y revistas digitales podemos leer si cargar pesados volúmenes desde nuestro Smartphone. Las nubes de almacenamiento nos permiten acceder a información crucial desde casi cualquier punto del orbe con solo iniciar una sesión.
Mitos.
No nos confundamos; aunque estados de cuenta, declaraciones de impuestos, facturas, pagos incluso libros o tareas escolares, encuentran en el medio digital la manera moderna de florecer, no quiere decir que todos los documentos en físico desaparecerán, si bien, serán más selectos aquellos que vengan en papel. El dejar de tener el papel en la mano puede generar angustias y desconfianzas de su validez, en cuestiones legales o mercantiles. Una amiga me hacía el comentario, que por más que trata no puede hacerse a la idea de cambiar su lectura de física a digital; considera que la experiencia de leer parte de todos sus sentidos, sopesar el libro, olerlo, palpar las hojas. Al final de cuentas tal vez el documento digital no sea la opción para todos, pero podremos irnos acostumbrando de a poco.
Conclusiones.
El documento digital crece en reino mientras que el de papel decrece lentamente. Eso podría interpretarse como una victoria en ese aspecto de la organización de papeles e incluso de libros o revistas, pero no es necesariamente cierto. El dejar de tener papel impreso en todas sus formas y formatos, evita que hagamos un desorden en nuestros espacios reales. Libreros, anaqueles, archiveros serán menos requeridos y los que tenemos respirarán con mayor comodidad. Por otro lado, nuestros sistemas de almacenamiento digital, se van a ir saturando, tanto los discos duros como los servicios de nube, requerirán más temprano que tarde, más y más capacidad, esta, en muchos casos, implicará un costo mensual o anual, sin contar con los posibles problemas de robo de información e identidad.
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Tener esos archivos digitales sin ton ni son, solo transmutará el desorden y acumulación física en un desorden virtual. Es bien importante llevar un control, vamos, lo que harías con tu archivero físico, hazlo con tu espacio de almacenamiento virtual, manteniendo el sistema simple, y ajustándote a él. Del mismo modo que limpias tus carpetas de papeles, limpia de cuando en cuando los archivos basura u obsoletos.
La documentación virtual, no es ni por asomo, la respuesta a dejar de organizar. Si bien nos evita tener pilas y pilas de libros, papeles, expedientes, revistas a la par de archiveros, libreros y cajas de archivo muerto; nos puede fácilmente conducir a un acumulamiento digital que pueda tener repercusiones terribles al no localizar el documento que necesitemos.
