Nuestra vida está cada día más inmersa en la tecnología, no podemos negar su poder e influencia. En los trabajos esto se cumple con mayor rigor, especialmente con la herramienta a veces gloriosa, a veces odiosa del correo electrónico. Manejarlo puede convertirse en una tarea ardua con una cantidad de dedicación que puede volver loco a cualquiera. De ahí surge la pregunta de si este debe ser atajado desde el primer momento de la jornada laboral o posponerle a que haya tiempo entre tareas de mayor importancia.
© Nacho Eguiarte / NACHOrganiza
La pregunta puede ser fácil de responder para mí. Siempre que llego a la oficina o incluso en mí día fuera de ella, lo primero que hago es retirar los lagañosos restos de la noche anterior y después tomar mi iPhone para revisar el correo. En la oficina es lo mismo, ya estando encendida la computadora lo primero que hago es correr el gestor de correos que en mi caso es Outlook (Windows) y Mail (Mac) y en lo que baja de los servidores el correo aprovecho el tiempo para preparar mi café de la mañana.
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Estas situaciones en mi caso son una regla que muy pocas veces se rompe. La idea para es poder tener un rápido vistazo de tareas adicionales que no figuran en la agenda mental para empezar a hacerles un espacio de tiempo y poder atenderlas. Si son cosas que tienen una respuesta fácil la doy sin chistar, acomodando tanto el correo entrante ya respondido como su saliente en las carpetas de la materia que trate; ni siquiera en el reino de lo virtual me gusta el desorden. Si las respuestas no pueden darse en el mismo momento ubico como pendiente dichos correos y los distribuyo en lo largo del día para poder obtener el material necesario y dar mi mejor contestación.
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Ciertamente a mi me resulta natural hacerlo, a los demás puede que no. Te diré cual es el parámetro más simple para determinar si es o no una tarea prioritaria el correo. Si tu trabajo en oficina depende de respuestas ágiles y prontas, es necesario que le des un lugar de prioridad al correo, puesto que puedes encontrar en el cosas que se cocinaron entre la salida de ayer y el ingreso a laborar por lo que requieren una premura en su seguimiento. Si tus labores no son de una atención tan dedicada, como proyectos que penden del tic tac del reloj para ser o no resueltos podrías buscar un momento más oportuno a lo largo de tu día. Recuerda en los negocios todo es precisión de tiempo y oportunidad.
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La principal recomendación es que tengas bien establecida tu rutina para leer y contestar correo, yo necesito hacerlo varias veces en un día por lo que ya se hizo un hábito. Otra recomendación es que preferentemente utilices algún gestor de correos, porque facilitará en tiempos la revisión de los mismos, especialmente si manejas varias cuentas a la vez; con el simple hecho de correr el gestor recuperará todo el correo en todas las cuentas en lugar de ir de página en página introduciendo nombres de usuario y contraseñas, yo ahorro infinidad de tiempo, al tener que colectar el correo de al menos media docena de servidores.
No veas al correo como un pinchazo de aguja en la nuca, aprende que con disciplina todo funciona como maquinaria bien aceitada.
