Por Nacho Eguiarte
La gente por regla general cree que todo en la vida es una receta, que hay una receta para éxito, que hay una receta para ser feliz, que hay una receta para adelgazar, que hay una receta para hacer pudín de chocolate. Bueno para esto último si la hay. Nada más lejano de la realidad. La organización no es excepción de la creencia. Debo reiterar, no hay una receta para organizarse, hay lineamientos que se ajustan dependiendo del individuo o los individuos que interactúan en un espacio. Para el éxito, los kilos de más y otros también pasa igual, porque no hay dos personas iguales.
En cuestión de archivar documentación, se hace más patente el paradigma de que hay un modo y solo un modo de archivar. Nos regimos por idea de que los papeles deben estar guardados de un modo específico, ya sabes como en una oficina, con enormes cajoneras donde cuelgan carpetas y dentro de ellas se depositan otras carpetas con papeles. Esa es solo una manera de hacerlo.
Maneras de archivar hay varias, yo mencionaré tres que creo son las más comunes, de esas tres se pueden hacer las variaciones necesarias para que cada uno imprima su propio estilo de guardar documentos.
Archivero. Creo que todos conocemos esas cajoneras de oficina para colgar unas carpetas especiales llamadas colgantes. Esos colgantes se rotulan, se alfabetizan y en ellos depositamos otras carpetas o folders que contienen los papeles. Ventajas, que es un modelo universal que por años ha probado funcionalidad. Contras, suelen ser muebles muy grandes que requieren destinar mucho espacio, esto es particularmente indeseable cuando se trata de casa. Variante, existen en el mercado cajas con tapa y agarradera a manera de neceser que permiten guardar bajo el mismo sistema pero transportarlo a un armario, también hay variaciones en forma de caja similar a las de archivo muerto.
Cajas. Cada vez más populares en casa, estas son principalmente cajas de cartón con unas mirillas en las que se coloca una etiqueta, dentro de agrupan papeles ya sea sueltos o en carpetas. Los hay de colores y estampados diversos además de tamaños variados. Ventajas, soy prácticos en caso de querer guardar documentos sin mucha alfabetización u orden, sirven como parte de la decoración en libreros abiertos. Contras, debido a su forma, llevar un expediente grande o mucha documentación puede ser todo un reto pues deberías dividir entre varias cajas por categoría, lo que lleva a la necesidad de tener muchas con la pérdida de espacio. Variante, dada su cualidad decorativa puedes combinar cajas y tamaños para llevar un archivo de fotos, documentos importantes pero no vitales, además que puedes decorar esas mismas cajas o diseñar tus etiquetas para las mirillas.
Acordeón. Conocidos por mi como archifuelles, son un sistema de archivo que cosiste en compartimentos rotulados con letra y número en forma de acordeón. Este sistema permite usarlo tanto para archivar documentación como para usarlo como calendario de mes o año para pendientes. El primer caso se dividen por gastos de casa, carro, salud, seguros, retiro, varios, etc. En el segundo se colocan papeles con pendientes escritos o formas que se han de atender en determinado día del mes o determinado mes. Ventajas, que su forma es transportable, son rígidos y protegen bien los documentos, ideales para mantener documentación en casa. Contras, que en un momento determinado pueden saturarse y debido a su forma que es más amplia abajo que arriba suele ser un poco complicado cerrar el broche o amarrar sus listones; otro problema es que si se llegan a tener demasiados documentos obliga a tener varios archifuelles que requieren mucho espacio, tampoco son buenos almacenando legajos muy gruesos de documentación. Variante, hoy por hoy hay de muchas marcas, modelos, materiales y formatos, no solo el oficio y carta tradicional, los hacen con diseños para recetas, para la escuela, transparentes, con estampados. Muchos de estos permiten el rotulado personalizado o decorarlo a gusto.
La organización, debo insistir, es un traje a medida; mi papel como Organizador Profesional es brindar las herramientas y establecer sistemas que permitan adecuarse a la personalidad y modo de trabajo de cada persona. Fortaleciendo sus debilidades y llevando a excelencia sus fortalezas, en el caso particular del archivo de documentos, opto por recomendar soluciones genéricas en principio, que se ajusten como lo haría un sastre con un traje, al particular modo de los individuos.
Las fotos fueron tomadas de productos en venta en Hiperlumen Acueducto Guadalajara por lo que les agradecemos.
El artículo “Archiveros los unos, cajas los otros” apareció publicado primeramente en el Blog de Organización NACHOrganiza
